Une messagerie d’entreprise clé en main, combien ça coûte ?

J’ai réalisé une rapide étude pour une société qui héberge sa messagerie chez Orange Business Services (OBS, anciennement Oléane). OBS propose un service clé en main utilisant la technologie Microsoft Exchange.

Quel est l’objectif d’une messagerie hébergée / externalisée ?

Simplement offrir une messagerie professionnelle (avec taux de services, sauvegarde, calendrier partagés, anti-span, anti-virus, etc..) « aux couleurs » de l’entreprise, c.a.d un mail sous la forme moi@mon-entreprise.fr. L’entreprise administre le système (ajout, suppression de compte) mais « externalise » tout se qui est informatique pure (les serveurs de messagerie, la maintenance des sauvegardes, du réseaux etc…). Voici deux liens qui vous aideront si vous souhaitez en savoir plus sur la notion d’ASP et d’Externalisation.

Il s’agit donc ici de comparer l’offre du géant Microsoft à son plus sérieux concurrent dans le domaine des services hébergés : Google

L’offre Orange / Microsoft : Hosted Exchange

Orange Business Service propose Hosted Exchange sous la forme de 3 pack. (ce n’est pas le seul acteur du marché, d’autres proposent le même service avec moin de transparence mais à peut prêt au même cout)

L’offre Google Entreprise : Google Apps

Google propose aux entreprises une suite collaborative en ligne, appelé Google Apps qui gravite autour de la messagerie Gmail « version Pro ».

Quelles Offres comparables ?

Si l’offre de Google est assez simple, (40€ par an et par utilisateur) il va falloir creuser un peu pour comprendre l’offre Hosted Exchange.
Au premier coup d’oeil, on serait tenté de comparer Google Apps (GA) et Hosted Exchange Teamwork (le pack « luxe »). L’offre Hotes Exchange Teamwork inclue le coût de licence du client de messagerie Outlook2003/2007. Google Apps ne propose pas de « client lourd » (Il fonctionne avec Outlook ou n’import quel autre client de messagerie gratuit type thunderbird ou eudora. L’inverse est vrai, un client Open Source peut se connecter à Exchange). J’ai donc décidé de comparer des offres qui n’incluent pas la licence d’un logiciel.

L’offre d’entré de gamme Hosted Exchange Mail (le pack « mini ») et Google Apps ne sont pas vraiment comparable car Hosted Exchange Mail ne propose pas de fonctionnalités collaboratives (sans calendrier partagé ni même d’annuaire, l’écart fonctionnel avec Google Apps serait trop grand).

Reste donc l’offre Hosted Exchange Organizer (la pack « medium »), elle n’inclue pas la licence d’Outlook, dispose de calendriers collaboratifs et d’options de mobilité (mais par contre pas d’option de push mail ou Blackberry comme le proposait le pack « luxe » ;-).

Concernant la taille des boites aux lettres, GA propose 25Go/utilisateur alors que les offres Hosted Exchange n’incluent que 200Mo/utilisateur, j’ajouterais donc le surcoût de 24300Mo supplémentaire par utilisateur à l’offre Hosted Exchange comparée.

Hosted Exchange Organizer VS Google Apps

Les fonctionnalités sont désormais comparables (enfin presque car nous mettons de coté que Google Apps propose une suite collaborative ; messagerie instantanée, site d’équipe, portail intranet personnalisable etc…)

En se focalisant sur des offres messagerie d’entreprise nous voici avec des offres qui proposent toutes deux :

  • Une interface d’administration simple pour la gestion des utilisateurs
  • Une boite mail par utilisateur de 25Go
  • Un filtre antispan/antivirus efficace
  • Un taux de disponibilité de 99,xx %
  • Un accès webmail
  • Un annuaire d’entreprise
  • Aucune licence pour un client de messagerie, l’entreprise est donc libre quelque soit l’offre d’utiliser un client payant ou gratuit.

Le résultat est sans appel, pour l’entreprise qui utilisera Google Apps, l’économie par an va d’environ 4700€/an pour 5 boites jusqu’a presque 14400€/an pour 400 boites



Même si on comparait les offres sans supplément d’espace (200 Mo étant impensable pour un utilisateur pro mais bon, imaginons…) l’économie par an serait d’environ 300€/an pour 5 boites et environ 10 000€/an pour 400 boites.

Conclusions

Même si une entreprise fait le choix d’utiliser Outlook comme client de messagerie, l’économie est toujours là car on parle bien ici seulement de la partie serveur. Une autre opportunité serait d’utiliser Open Office, ou la suite bureautique en ligne déjà incluse dans Google Apps… mais ça c’est une autre histoire… !

N’hésitez pas à laisser un commentaire si vous souhaitez plus de précisions.

22 réflexions au sujet de « Une messagerie d’entreprise clé en main, combien ça coûte ? »

  1. salut,

    Cette etude est forte interessante, merci de l avoir partage avec nous.

    Sur le point de l espace dedie par utilisateur la creation de fichiers locaux ne permet-elle pas de ne laisser que 200 Mo sur la boite externe ?

    autre chose, pour une entreprise qui utilise Communicator (msn pro si tu preferes) comment serait gere les connexions qui existent actuellement avec le serveur exchange ?

    merci pour tes reponses qui vont toujours au fond des choses

    guigtu

  2. Alors nous voici face à une question d’un Internaute qui ne m’est pas inconnu… 😉

    Un rappel sur le contexte : dans cette étude de cas, on cherche à externaliser un maximum de chose (on parle ici d’une centaine de boite aux lettres et il n’y a qu’une toute petite équipe pour s’occuper de tous les sujets informatique).

    Concernant la taille des boites aux lettre, considérer que 200Mo sur les serveurs c’est suffisant c’est donc décider que les utilisateurs vont stocker l’historique de leur mails sur leur PC.

    Je vois 3 inconvénients à cette stratégie :
    1- il faut habituer les utilisateurs à vider régulièrement les messages qui sont sur le serveur
    2- il faut mettre en place un système de sauvegarde des archives de messagerie des postes des utilisateurs (on se retrouve donc à internaliser de nouveau un bout de la solution)
    3- il faut obligatoirement installer un client de messagerie sur les postes des utilisateurs (donc potentiellement un coût licence si on utilise Outlook par exemple)

    Disposer de 25Go par boite sous Google Apps apporte les avantages suivant :
    1- la possibilité de rechercher en un point centrale sur un historique de plusieurs années.
    2- la possibilité d’accéder à cette information de n’import où (pas de dépendance avec le PC)
    3- même si l’utilisateur utilise un client de messagerie pour lire ses mails, la sauvegarde du poste est moins critique car il est toujours possible de tout récupérer depuis le serveur.

    En ce qui concerne la question sur la messagerie instantanée, pour avoir fait le test sur un an, il est clairement très difficile de faire cohabiter les 2 systèmes (MS Exchange & Google Apps). La stratégie est quand même de faire un choix, tout l’un ou tout l’autre en tout cas par domaine de messagerie. Et il n’est pas impossible non plus que dans le future, Google propose des passerelles avec Exchange (Google devra le faire pour pénétrer le marcher des grandes entreprises qui ne peuvent pas faire de « big bang »).

    Dans cette étude de cas, la société dispose déjà d’une messagerie externalisée, elle ne dispose pas des moyens techniques et financiers pour mettre en place un système tel que Live Communication Server.

    Mon message est le suivant, pour une société de moins de 400 personnes, Google Apps donne accès à toute une palette d’outils collaboratifs et de services qui d’un point de vue coût, est sans comparaison avec un système informatique internalisé.

  3. Bonjour,
    Comparaison très intéressante, cependant sur l’aspect prix il faut quand même savoir qu’Orange est sans doute l’hébergeur le plus cher du marché. En cherchant on trouve des prestataires proposant « hosted exchange » pour un tarif comparable à celui de Google Apps et des capacité plus raisonnables (1 Go par utilisateur).

  4. Certes l’étude est intéressante cependnat il manque certains points à mon sens d’un strict point du vue fonctionnel :

    1 Le partage de calendrier réellement intégré dans la messagerie n’est possible que sous exchange donc a fortiori sous Hosted Exchange. c’est une des fontionnalités clés de la messagerie

    2 La fonctionnalité push email n’est pas accessible dans gmail; il ne s’agit que d’une synchro pop ou imap.

    3 L’évolutivité de la messagerie est limitée : Autant avec une offre de type Hosted EXchnage le client pourra accéder à des notions do communications unifiées(offre Office Communication Server) autant celà est impossible avec Google.

    4 A l’heure actuelle il n’est pas possible d’interconnecter l’offre de google avec d’autres outils du type : archivage des emails, faxinmail, blackberry

    5 Il n’est pas possible de déléguer la gestion de la boite aux lettres ou du calendrier : Cette fonctionnalité est particulièrement utilisée par les dirigeants avec leurs assistantes.

    En conclusion l’offre de Google ne fait rien de plus qu’une messagerie pop standard du monde libre. Il s’agit d’une question d’attente par rapport aux besoins de messagerie du client :

    A t il des besoins de mobilité ? : Push email
    A t il des besoins de partage d’information ? : Partage de calendrier
    As t il des besoins de communication intégrée ? : COmmunication unifiée.

  5. Tout d’abord merci de ton commentaire Jean-Christophe c’est un plaisir de pouvoir partager le point de vue d’une personne qui travail sur Hosted Exchange. Dans cet article je ne compare pas le Gmail public à Exchange mais bien Google Apps pour entreprise et Exchange Hosted.

    Je me permets de rebondir sur tes remarques car je connais très bien les deux systèmes étant le responsable des activités Groupware d’une grande société du CAC 40. J’ai en charge la mise en œuvre des deux systèmes (Exchange/Live Communication Serveur/MOSS et Google Apps) et nous menons un pilote de plus d’un an sur Google Apps.

    L’offre Google Apps pro est beaucoup plus complète que tu ne semble le croire et beaucoup de tes remarques sont fausses :

    1- Il existe bien un calendrier collaboratif pour tous les utilisateurs d’un même domaine Google Apps. La consultation et le partage est d’ailleurs plus intuitif que la vue calendrier qu’on trouvera dans Outlook Web Access. Les « request meeting » reçu dans la messagerie s’intègrent automatiquement au calendrier et les free/busy des collaborateurs sont visibles lors de la planification du meeting.

    2- Le push mail n’existe pas « techniquement » mais le client mail de l’iPhone le simule et je reçois sur mon iPhone mes mails de ma messagerie Exchange de ma messagerie Google Apps dans des conditions quasiment identiques.
    Il faut aussi regarder les usages : la fonctionnalité de push mail est souvent désactivée sur la flotte de nos téléphones portables car elle vide la batterie des téléphones. La synchro est plutôt paramétrée pour un rapatriement à la demande ou toutes les 15 minutes et dans ce cas aucune différence entre les deux systèmes.

    3- L’évolutivité me semble au contraire le point fort de Google Apps puisque le cout inclus tous les services et même les services à venir (et quand on regarde l’évolution des fonctionnalités sur 2008 chez Google Apps, youtube privé pour l’entreprise, VOIP et vidéo conferencing). Avec le client Google talk, tu as les fonctionnalités de messagerie instantanée, indicateur de présence, VOIP et Vidéo.

    4- A l’heure actuelle l’archivage E-mail est possible il se fait avec la brique postini de Google Apps.

    5- On peut déléguer la gestion de son calendrier à qui l’on souhaite.

    En conclusion, il ne faut pas être catégorique à ce point sur ces offres car fonctionnellement elles sont équivalentes.

    Les vraies questions qu’on doit se poser sont :
    – Quelle est la taille mon entreprise, combien de boite dois je gérer, ais-je un existant collaboratif ?
    – Est-ce que je recherche une solution internalisée ou externalisée, ai je les moyens de capitaliser pour réduire les couts ?
    – Ai-je un historique Microsoft fort dans mon entreprise (est-ce que je dispose de Sharepoint), quel est le coût du changement ?

    En fonction de ces questions les entreprises se tourneront vers Microsoft ou vers Google. Le gap technologique est pour moi inexistant surtout si on parle de solutions externalisées, full web sans coûts de déploiement ou de licence à acquérir pour les postes de travail : il n’y a pas photo Google Apps est aujourd’hui le plus compétitif.

    Je travail beaucoup avec Microsoft et je sais qu’ils préparent une parade (ils sont très forts et très bons), moi je ne dis qu’une chose : « que le meilleur gagne » mais aujourd’hui monsieur Microsoft le TCO de vos solutions coûtent trop chère.

  6. Pour avoir du vrai push, c’est RIM … et rien d’autre de toute manière… Pour les utilisateurs finaux, on est quasi obligé de leur configurer la relève du courrier à l’ouverture du client mail, voire en manuel, ou « seulement » toutes les 1/2 heure, le pseudo push avec Exchange étant beaucoup trop énergivore.
    Concernant l’externalisation de la messagerie, et le hosted Exchange by Microsoft ou autre, je crois que je vais voir ça de plus près bientôt…

  7. Bonjour,

    Permettez moi de vous présenter la situation:
    je travaille sur un projet de restructuration du parc informatique d’une société de composée de cinquantaine d’utilisateurs.

    je me pose la question suivante:
    Est ce qu’il est préférable d’internaliser la messagerie(achat serveur+licence….) ou externaliser(Google apps par ex)

    Voici quelques informations :
    – 50 utilisateurs + outlook
    – 99% des mails sont internes
    – 2 ressources dans le service informatique(Admin de la messagerie n’est pas leur point fort)
    – Les fonctionnalités comme calender ne seront probablement pas utilisées.
    – la direction préfère ne pas recruter une ressource pr gérer la messagerie.

    Qu’est ce que vous pensez est le mieux approprié?

    Merci

  8. @Fariss

    A vous de bien refaire vos calculs mais depuis que j’ai écrit cet article (08/2008) les prix ont évolué en faveur de l’externalisation.
    Je pense que le coût de possession d’une solution internalisée sur une population de 50 utilisateurs sera clairement beaucoup plus chère.

    Il y a aujourd’hui Google Apps ou Microsoft Online. Si vous avez déjà les licences Outlook, MS Online peut être une bonne option. Sinon Google Apps se révèlera d’un rapport qualité prix plus intéressant car avec Google Apps vous achetez plus qu’une simple messagerie.

    Pour la version Microsoft c’est ici : http://www.microsoft.com/online/fr-fr/produits/exchange-online.mspx. Je conseille d’attendre les versions 2010 des produits avant de se lancer.

    Pour la version Google c’est là : http://www.google.com/apps/intl/fr/business/. Personnellement je préfère leur vision stratégique et le pouvoir d’innovation de cette suite.

    Faites vos jeux 😉

  9. Bonjour,

    Tout d’abord merci pour l’article très intéressant qui donnent les questions à se poser avant de faire un choix.

    En ce qui me concerne, mon choix va se porter sur de l’externalisation mais j’hésite encore fortement entre plusieurs solutions (Orange Hosted Exchange Organizer, Exchange Online, Gmail pro..)

    Actuellement nous avons d’un coté un exchange 2003 en interne + des boites au lettre simple chez orange

    et de l’autre coté une passerelle mail simple Jana et des boites chez Orange aussi.

    (Boites différentes ayant grandies ensemble puis ayant fusionner.. longue histoire!)

    Mon but est de simplifier tout ça et donc l’externalisation me semble une bonne base.

    Personnelement je prefererais partir sur du Gmail pro, mais l’exchange online a (à mon avis) l’avantage d’etre parfaitement compatible avec du client lourd outlook)

    Qu’en est il de gmail pro ?

    – le calendrier gmail s’interface-t-il correctement dans outlook ?

    – de manière générale, le passage d’un exchange interne a un gmail pro perturbera mes utilisateurs (habitués a Outlook seulement)

    Merci d’avance pour vos conseils 😉

  10. nombre d’utilisateurs : 50 du coté avec l’exchange
    30 du coté Jana

    les boites mails actuelles chez orange sont du type « Hosted Exchange mail »

  11. @Arnaud

    Gmail pro s’interface en effet parfaitement avec Outlook avec le puglin Google Apps Sync for Microsoft® Outlook : http://www.google.com/apps/intl/en/business/outlook_sync.html

    Les emails, calendriers et contacts sont synchronisés avec Outlook, c’est quasiment transparent pour l’utilisateur (seul le message d’absence n’est pas géré dans outlook et doit être activé dans l’interface web de gmail)

    On peut connecter Outlook 2003, 2007 et 2010 alors que Office 365 (qui sortira en juin 2011) n’acceptera que Outlook 2007 minimum.

    Office 365 sera la bonne solution pour vous si vous disposez ou souhaitez acquérir dans le temps les licences du dernier pack Office. Bonne option aussi si vous souhaitez utiliser sharepoint. http://office365.microsoft.com/en-US/online-services.aspx

    Si vous souhaitez rester indépendant et acheter la nouvelle version d’Office que lorsque vous en avez le budget, voir même ne pas équiper 100% de votre parc avec Office, je vous conseil plutot Google Apps pro. Idem si vous avez un parc hétérogène (PC, Mac & Linux) avec des versions d’Office différentes.

    Tous cela reste donc une affaire de « gros sous » : Microsoft arrivera l’année prochaine avec certainement une très belle offre en ligne mais que seul les entreprises les plus riches pourront se payer si elle souhaitent utiliser l’ensemble du scénario collaboratif que la plateforme proposera.

    Google propose de son coté un pack qui s’enrichi tous les jours de nouvelles fonctionnalités collaboratives toujours pour le même prix et qui offre des opportunités uniques pour une petite structure (comme pour les grandes, exemple : Valéo).

    Mais vous l’avez souligné ; c’est un grand changement pour les utilisateurs. Lipide et facile pour les nouveaux entrants qui tutoie facebook, twitter et Google au quotidien mais plus difficile pour ceux qui ont vecu toutes les cycles de la micro-informatique dominées par microsoft ces 15 dernières années.

    Un conseil, peu importe votre choix (Microsoft ou Google) :
    dépassez le simple projet « mail » et pensez à l’opportunité de mettre en place une plateforme collaborative dans votre entreprise.
    Après le CRM (je pense à SalesForce.com), la bureautique se jouera désormais dans « le cloud ». Comme le disent les personnes de la silicon valley : « In 3 years, nobody will use email anymore ! », il faudra donc choisir une plateforme qui sera s’adapter au changement d’usages, du collaboratif d’entreprise au social networking d’entreprise.

    Bon courage et tenez nous au courant de votre choix !

  12. Merci beaucoup de votre réponse organisée, j’apprécie les personnes comme vous qui partagent leur expérience (étant étudiant en alternance en licence pro, c’est grace au partage et a l’experience de l’entreprise que je progresse le plus :-))

    Mon objectif est de simplifier l’administration en rapprochant les 2 entreprises historiquement indépendantes l’une de l’autre.

    Le budget est loin d’être illimité, je pense que Gmail pro sera vraiment la solution, d’autant plus que quasi tout est transparent comme vous le dites et ça, c’est un argument de force devant la direction!

    L’utilisation du collaboratif ne s’effectue que du coté exchange, de l’autre coté ils ne travaillent pas encore avec, mais c’est une bonne occasion.

    Un autre de mes besoins qui est historique est de pouvoir restaurer un mail supprimé par erreur par exemple. J’ai cru comprendre que la brique « postini » donnait cette fonctionnalité. Chère à première vue tout de même..

    Merci encore et je vous tiens au courant de mes aventures :-)

  13. Bonjour,
    ces articles sont lumineux lorsqu’il s’agit de comparer plusieurs solutions hébergées, toutefois je souhaite comparer l’intérêt financier d’une solution hébergée avec une solution interne (full Micorsoft).

    Considérant que les coûts d’exploitation de la plateforme technique Exchange sont quasi nuls (Eventuellement un service à relancer de temps à autres…) lorsque je compare les coûts d’une infra propriétaire et ceux d’une solution hébergée, je me dis que je dois oublier des coûts cachés…

    Ainsi, sur 5 ans (durée de vie d’une version Exch Server en ce qui me concerne), les frais d’abo GMail pro s’élèveraient à environ 60 000 € pour 300 utilisateurs. Je suis loin de ces chiffres même en cumulant le temps processeur de notre VM Exchange, l’encombrement disque les frais de licences serveurs et autres CAL… (Estimation ~45 000 € hors temps consacré à l’exploitation)

    Bravo pour vos articles et merci de vos remarques.

  14. @Patrice, merci pour ton retour, j’adore débattre sur le sujet.

    Tu relances là le débat du cloud ou pas cloud. Si je comprend bien le fond de ton message tu estimes qu’opérer ta propre messagerie en interne est plus économique et te coûtera environ 30€/User/an.

    Je ne sais pas quel niveau de discount les SP disposent auprès de Microsoft, mais dans ma société (>30 000 boites aux lettres) les coûts sont proches de ton estimation frais d’exploitation compris. Mais pour arriver a ce coût, il faut un bon niveaux de discount auprès de MS et des économies d’échelle importantes.

    Pour un volume de 300 utilisateurs, je pense que le coût réel total doit être plus important et par conséquence pas compétitif face au cloud si on considère :
    – que la messagerie est critique dans ton organisation, que le niveau de service doit être élevé et qu’aucun mail ne doit être perdu.
    – que pour des raisons de régulation des moyens de traçage et d’audit doivent être mis en place.
    – que l’accès en mobilité est aussi important que l’accès sur un ordinateur.

    Ces seuls points t’obligeront à embaucher un administrateur Exchange, disposer de la software assurance de chez MS et enfin disposer d’une architecture serveur et des modes d’accès qui vont vite faire augmenter ton coût total. Dans le temps, le coût des service cloud vont de plus en plus diminué et ton coût de messagerie interne lui ne va pas bouger voir augmenter.

    Si tu pense qu’un reboot ou arrêt de la messagerie n’est pas un problème, je rejoins ton analyse : un petit serveur Exchange dans un coin fera l’affaire avec un admin qui s’y connais.

    Je ne pense cependant pas qu’on compare les mêmes choses quand on parle d’acheter un logiciel de messagerie et de souscrire à un service : on compare une solution qui ne fait que la messagerie a des solutions qui font Messagerie, Messagerie Instantanée, Visio Conférence, Bureautique, Intranet, etc…

    Personnellement je pense que tout ça ne va pas dans le sens de l’histoire, le mail en informatique est devenu une commodité, plus personne ne produit lui même son Electricité pour son usine, on l’achète à EDF ou Poweo.

  15. @Sébastien, réponse tardive…
    Pour répondre à une de tes premières interrogations, nous avons effectivement des tarifs (très) compétitifs grâce au regroupement des SP pour négociation accord Select. Cela nous permet de bénéficier des tarifs ministères.

    Effectivement, la messagerie ne constitue pas chez nous un axe stratégique, c’est important mais pas stratégique. Notre cœur de métier n’en dépend pas (pas encore).

    Pour ce qui est du sens de l’histoire…il me semble que peu importe que ce soit EDF, Poweo ou ton éolienne au fond du jardin qui produit ton électricité. La seule chose qui vaille, c’est le rapport qualité/coût.

    Et pour revenir à notre sujet initial, je suis convaincu de ne pas avoir vocation à héberger la messagerie mais les chiffres sont têtus…

    Quoi qu’il en soit, en 2012, nous lancerons un appel d’offre permettant d’obtenir des offres hébergées ou internalisées.

    Réponses en 2012.
    Merci pour cet échange.

  16. Bonjour,
    Je suis un utilisateur des services Google Apps depuis 2008…et je m’en trouve très bien ! Je dois migrer des comptes orange Hosted Exchange teamwork en Google Apps et j’ai un problème… le support Orange Business Service est incapable… et le support Google Apps n’arrive pas à trouver la bonne configuration dans l’utilitaire GAMME de chez Google pour attaquer les serveurs orange. Pouvez me communiquer des pistes pour cette migration, merci
    Cordialement
    Yves Rousseau

  17. @Yves
    Merci pour ton message, je ne pourrai pas me lancer dans une séance de débug avec toi car ça fait 2 ans que je n’ai plus les mains dans la technique mais si le nombre d’utilisateurs n’est pas trop conséquent, tu peux choisir de faire la migration « coté client » et utiliser GASMO : https://tools.google.com/dlpage/gappssync

  18. Merci pour la rapidité de ta réponse, j’ai 54 comptes à migrer sur plusieurs sites donc je privilégie l’utilitaire GAMME de chez Google pour attaquer les serveurs orange. Encore merci !

  19. Nous sommes en Août 2014. Je viens de lire l’article et tous les commentaires. je suis étonné de voir que l’article à 6 ans d’existence et qu’il soit toujours criant de vérité.
    Mais aujourd’hui, quel est le résultat du match office 365 contre Google Apps?

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